Medida possibilita economia, rapidez e qualidade

O Governo municipal acaba de implantar um serviço inovador na impressão de documentos e Xerox, para atender a demanda diária do Paço Municipal nos serviços internos e no atendimento ao munícipe. A instalação de máquinas super modernas, em rede, possibilita atender a todas as secretarias e departamentos, com mais rapidez, qualidade e economia consideráveis, sem contar o fato de o município acompanhar o desenvolvimento tecnológico desse serviço necessário. As máquinas antigas, dezenas delas, foram desativadas, por necessitarem de muita manutenção e gastos exagerados com tintas de impressão. 
Conforme o secretário Geral de Administração, Zé Carlos Martins Gomes, a implantação do serviço substitui todo os sistema antigo de impressoras espalhadas nas secretarias, escolas, demais entidades e departamentos ligados à Prefeitura. “Além disso, vamos deixar de terceirizar o serviço de xerox, o que dará uma grande economia para os cofres públicos”, informa. Zé Carlos disse ainda que o município está seguindo uma política de cortes de gastos, otimização e qualificação dos serviços, como modelo de municípios também instalados em  Matelândia, Pato Branco e Cascavel. “As grandes empresas também utilizam esse mesmo sistema, caso da C-Vale e Banco do Brasil”, lembra o secretário.
Para utilizar esse novo sistema, a Prefeitura contratou uma empresa especializada, a Stampa, para fornecer, em locação, 18 máquinas, que fazem impressão laser, cópia preto e branco e scanner, além de outras duas máquinas para impressão laser, cópia  preto e branco, colorido e scanner. O processamento do scanner é que possibilita a cópia de documentos, conhecidos como “xerox”.
Os equipamentos possuem um cadastro de usuário e senha, o que possibilita um controle de tudo o que é impresso pelos usuários, eliminando impressões desnecessárias. Somente com o serviço de Xerox antigo, um funcionário precisava se retirar do Paço Municipal para fazer cópias em empresas autorizadas, fora da Prefeitura. “Vamos conseguir economizar muito, com esse sistema, além de não precisar tirar o funcionário do serviço em seu setor, sem perder qualidade nenhuma nos documentos”, garante Zé Carlos.

O serviço na internet
Por determinação do Tribunal de Contas do Estado, todos os processos e documentos terão que ser digitalizados e enviados, via internet, para o Tribunal de Contas. Essa nova rede de equipamentos instalados na Prefeitura possui um scanner para fazer esse trabalho, com velocidade para 20 páginas por minuto, sem custo adicional para o município. Os documentos digitalizados são armazenados de forma automatizada, num padrão universal (PDF), tanto em servidores de arquivos, ou enviados diretamente por e-mail, após sua digitalização nos próprios equipamentos.
Uma outra necessidade, e novidade, é a digitalização de todas as leis e contratos do município, para que fiquem à disposição na Internet. Zé Carlos explica que, em um levantamento feito anteriormente com uma empresa do setor, o orçamento repassado ao município para digitalização de todas as Leis existentes foi de aproximadamente 15 mil reais. “Com esses equipamentos podemos efetuar essa digitalização sem custo adicional ao município”, reforça.

Máquinas aposentadas
Com a chegada dessas novas máquinas, foram desativadas, somente no Paço Municipal, 42 impressoras, que deixam de gerar gastos com cartuchos, toners e manutenção. “As despesas do último contrato de recarga de cartuchos e toners chegaram a valores muito altos. As cópias de documentos (xerox) somavam quantias que também pesavam bastante no orçamento mensal. Custos elevados que precisávamos diminuir”, analisa o secretário. “Com o novo sistema, também não mais teremos despesas com manutenção e limpeza de impressoras, aquisição de cartuchos, toners e cilindros. Isso é responsabilidade da empresa que loca o novo sistema, sem custo para o município”, conclui.