Medida economiza dinheiro e tempo com mais qualidade de serviços

O Governo municipal implantou no ano passado um serviço inovador na impressão de documentos e xerox para atender a demanda diária do Paço Municipal nas necessidades internas e no atendimento ao munícipe. Análise da medida durante o primeiro ano de funcionamento mostrou uma economia real de 30%, informa o Gabinete da prefeita Dalila José de Mello.
Em 12 meses, o investimento apresenta-se economicamente viável em custos, rapidez e maior qualidade nos serviços de cópias e digitalização de documentos. A instalação de máquinas super modernas, em rede, possibilita atender a todas as secretarias, departamentos e a maioria das escolas municipais, sem contar o fato de o município acompanhar o desenvolvimento tecnológico desse serviço necessário. As máquinas antigas, centenas delas, foram desativadas, por necessitarem de muita manutenção e gastos exagerados com tintas de impressão.
Trata-se de um programa de terceirização de serviço, onde uma empresa oferece em locação, 24 máquinas, que fazem impressão laser, cópia preto e branco e scanner, além de outras duas máquinas para impressão laser, cópia preto e branco, colorido e scanner. O processamento do scanner é que possibilita a cópia de documentos, conhecidos como “xerox”.
Os equipamentos possuem um cadastro de usuário e senha, o que oferece um controle de tudo o que é impresso pelos usuários, eliminando impressões desnecessárias. Somente com o serviço de xerox antigo, um funcionário precisava se retirar do Paço Municipal para fazer cópias em empresas autorizadas, fora da Prefeitura; processo em que se perdia tempo com um custo financeiro muito maior.

O serviço na internet
Por determinação do Tribunal de Contas do Estado, todos os processos e documentos precisam ser digitalizados e enviados, via internet, para o Tribunal de Contas. Essa nova rede de equipamentos instalados na Prefeitura possui um scanner para fazer esse trabalho, com velocidade para 20 páginas por minuto, sem custo adicional para o município. Os documentos digitalizados são armazenados de forma automatizada, num padrão universal (PDF), tanto em servidores de arquivos, ou enviados diretamente por e-mail, após sua digitalização nos próprios equipamentos.
Uma outra necessidade, proporcionada por essas máquinas, é a digitalização de todas as leis e contratos do município, para que fiquem à disposição, também na rede mundial de computadores.